Türkiye Cumhuriyeti 1982 Anayasası 33.maddesine göre “ Herkes, önceden izin almaksızın dernek kurma ve bunlara üye olma ya da üyelikten çıkma hürriyetine sahiptir.”
Dernekler, gerçek veya tüzel en az yedi kişinin ortak bir amaç için bir araya gelerek oluşturdukları topluluklardır. Kanundaki usullere uygun amaçlar çerçevesinde dernek kurulabildiği gibi kanunlarca yasaklanmış amaçları bulunan derneklerin kurulmasına da izin verilmemektedir.
Dernek Kuruluşu İçin Gerekli Belgeler
Gerçek veya tüzel olmak üzere en az yedi kişi tarafından doldurulan ve imzalanan Kuruluş Bildirimi Formu (EK-2)
Yedi kişi tarafından her sayfası imzalanmış Dernek Tüzüğü
Yedi kişi arasında eğer tüzel kişi bulunmakta ise, bu tüzel kişilerin unvanı, yerleşim yeri ve kuruluş belgesi ile tüzel kişiliklerin organları tarafından yetkilendirilen gerçek kişi de belirtilmek kaydıyla bu konuda alınmış kararın örneği
Kurucular arasında yabancı dernek veya dernek ve vakıf dışında kar amacı gütmeyen kuruluşlar varsa, bu tüzel kişilerin derneklere kurucu olabilmesine dair İçişleri Bakanlığınca izin verildiğini belirten dernek kurucuları tarafından imzalanmış yazılı beyan
Kurucular arasında yabancı kişiler varsa bu kişilerin Türkiye’de yerleşme iznine sahip olduklarını gösterir belge
Tüm gerekli belgelerin hazırlanarak ilgili İl Sivil Toplum Genel Müdürlüğüne teslim edilmesi sonucu dernek artık tüzel bir kişiliğe sahip olmuş ve kütüğe kaydedilmiş olacaktır. |
Dernek Kurulduktan Sonra Yapılması Gereken İşlemler
Defter tutulması
Dernekler tarafından tutulması zorunlu defterler, elektronik ortamda tutulacak defterler hariç olmak üzere, kullanılmaya başlanılmadan önce il müdürlüğünden veya noterden onaylatılmalıdır.
Dernekler tarafından tutulması gereken zorunlu defterler şunlardır :
İşletme hesabına göre tutulacak defterler;
Karar Defteri: Yönetim kurulu kararları tarih ve numara sırasına uyacak şekilde bu deftere yazılır ve alınan kararların altı toplantıya katılan tüm üyeler tarafından imzalanır.
Üye Kayıt Defteri: Derneğe üye olarak kayıt olan kişilerin kimlik bilgileri, derneğe giriş ve çıkış tarihleri bu deftere yazılır. Üyelerin derneğe ödedikleri giriş ve yıllık aidat miktarları da bu deftere kayıt alınabilir.
Evrak Kayıt Defteri: Gelen ve giden evraklar, tarih ve sıra numarasına uyacak şekilde bu deftere yazılır. Gelen evrakın asılları ve giden evrakın kopyaları dosyalanıp kayıt altında tutulur ve elektronik posta yoluyla gelen veya giden tüm evraklar çıktısı alınmak üzere saklanır.
İşletme Hesabı Defteri: Dernek adına alınan gelirler ve yine dernek adına yapılan tüm giderler açık ve düzenli bir şekilde bu deftere yazılır.
Bilanço esasına göre tutulacak defterler;
Karar, Üye ve Evrak Kayıt Defterleri bu kısımda da tutulur.
Yevmiye Defteri ve Büyük Defter: Bu defterlerin tutulma usulü ve kayıt şekli Vergi Usul Kanunu ile bu kanunun Maliye Bakanlığına verdiği yetkiye istinaden yayımlanan Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğleri esaslarına göre yapılır.
Defterlere yazılan her türlü işlemin Türkçe olması, mürekkep kalemle yazılması zorunludur. Tüm defterler kullanılmadan önce numaralandırılmalı ve onaylatılmalıdır. Alınan kararlar defterde sıra atlamadan, tarih sırasına göre yazılmalıdır. Alınan her kararın gecikmeden deftere işlenmesi mecburdur.
Derneklerde hesap dönemi 1 Ocak’ta başlar 31 Aralık’ta biter. Defterler sayfa sayıları bitene kadar bu hesap dönemi içerisinde kullanılır. Sadece Yevmiye Defteri kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda, her yıl yeniden tasdik ettirilir. Büyük Defterlerde bu işlem zorunlu değildir.
Dernek gelirlerinin tahsilinde kullanılacak Alındı Belgelerinin bastırılması
Dernek gelirlerinin tahsil işlemlerinde kullanılacak olan alındı belgeleri, (Ek-17’de) gösterilen biçimde yönetim kurulu kararı ile bastırılır. Hazırlanan alındı belgelerinin baskı işlemlerinde hata olup olmadığı derneğin sayman üyeleri tarafından kontrol edilir. Alındı belgeleri, matbaadan sayman üye tarafından bir tutanak ile teslim alınır.
Alındı belgeleri, derneğe girecek gelir işlemleri ile ilgilenen kişilere sayman üyeleri tarafından imza karşılığı ile verilir ve yine imza karşılığı geri alınır.
Alındı belgeleri, okunaklı bir biçimde doldurulur. Ödeme yapan kişiye asıl yaprak koparılıp verilir, koçan kısmı ciltte bırakılır. Düzenleme sırasında eğer hata yapılırsa, hatalı yazılan belge koparılmaz, üstüne İPTAL ibaresi yazılır ve ciltte bırakılır.
Yetki Belgesi Düzenlenmesi
Yönetim kurulundaki asıl üyeler hariç, dernek adına gelir alabilecek kişiler ve yetki süreleri yönetim kurulu kararı ile tespit edilir. Gelir tahsil edecek kişilerin açık kimliği, imzası ve fotoğraflarını belirten ve (Dernekler Yönetmeliği Ek-19’da ) yer alan “Yetki Belgesi” dernek tarafından iki nüsha olarak düzenlenip, derneğin yönetim kurulu başkanınca onaylanır. Yönetim kurulu asıl üyeleri yetki belgesi olmadan gelir tahsil edebilir.
Yetki belgelerinin süresi yönetim kurulu tarafından en çok bir yıl olacak şekilde belirlenir. Süresi biten yetki belgeleri yenilenebilir. Yetki belgesinin süresinin bitmesi veya adına yetki belgesi düzenlenen kişinin görevinden ayrılması, ölümü, işine veya görevine son verilmesi, derneğin kendiliğinden dağıldığının tespit edilmesi veya fesih edilmesi gibi hallerde, verilmiş olan yetki belgelerinin dernek yönetim kuruluna bir hafta içinde teslimi zorunludur. Ayrıca, gelir toplama yetkisi yönetim kurulu kararı ile her zaman iptal edilebilir.
Gelir ve Gider İşlemleri
Derneğe gelir olan şey alındı belgesi ile belgelenir. Gelir, banka hesapları arasında olmuşsa bankadan alınan dekont veya hesap ekstresi de bu belgeler yerine geçebilir. Yönetim kurulu kararı ile belirlenen gelir işlemleri ile ilgilenen kişi veya kişiler aldıkları parayı 30 gün içerisinde sayman üyelerine teslim etmeli veya banka hesabına yatırmalıdır. Fakat, gelir 5.000 Türk Lirasını geçerse 30 günü beklemeden paranın en geç 2 iş günü içerisinde derneğin banka hesabına yatırılması gerekir. Dernek kasasında bulunacak para miktarı yönetim kurulu tarafından belirlenir.
Giderler ise fatura, fiş, makbuz gibi harcama belgeleri ile kayıt altına alınır. Ancak, 31/12/1960 tarihli ve 193 sayılı Gelir Vergisi Kanununun 94 üncü maddesi kapsamında bulunan ödemeler için 4/1/1961 tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre gider pusulası düzenlenir. Bu kapsam içerisine girmeyen ve Ek-13’te yer alan Gider Makbuzu veya banka dekontu gibi belgeler harcama belgesi olarak kullanılır.
Dernekler tarafından yapılacak bedelsiz mal ve hizmet teslimleri Ek-14’te yer alan Ayni Yardım Teslim Belgesi ile yapılmalıdır. Fakat derneğe yapılacak bedelsiz mal ve hizmet teslimleri ise Ek-15’te yer alan Ayni Bağış Alındı Belgesi ile kabul edilir.
Saklama süresi;
Defterler hariç olmak üzere, dernekler tarafından kullanılan alındı belgeleri, harcama belgeleri ve diğer belgeler özel kanunlarda belirtilen süreler saklı kalmak üzere, kaydedildikleri defterlerdeki sayı ve tarih düzenine uygun olarak 5 yıl süreyle saklanır.
İşletme hesabı tablosu;
İşletme hesabı esasına göre kayıt tutan dernekler yıl sonlarında (31 Aralık) (Dernekler Yönetmeliği EK- 16’da ) gösterilen biçimde “İşletme Hesabı Tablosu” düzenlerler.
Bilanço esasına göre raporlama;
Bilanço esasına göre defter tutan derneklerin yıl sonlarında (31 Aralık), Maliye Bakanlığınca yayımlanan Muhasebe Sistemi Uygulama Genel Tebliğlerini esas alarak bilanço ve gelir tablosunu düzenlemeleri yeterlidir.
Üye Kayıt İşlemleri
Derneğin, kendisine gelen üye başvurusunu yönetim kurulu kararınca uygun olup olmadığı tartışılır ve en geç 30 gün içerisinde başvuru sahibine yazı ile belirtmesi zorunludur. Derneğin, yapacağı ilk genel kurul toplantısına kadar tüzüğünde belirttiği yönetim ve denetleme kurul üyeleri sayısının asıl ve yedeklerini oluşturabilecek sayıdan az olmamak koşulu ile üye kayıt etmesi gereklidir.
Derneğin, ilk genel kurul toplantısının yapılacağı tarihe kadar, dernek tüzüğünde sayıları belirtilen yönetim ve denetleme kuruları üye tam sayısının asıl ve yedeklerini oluşturabilecek sayıdan az olmamak üzere üye kayıt edilmesine ihtiyaç bulunmaktadır. Kayıt edilen üyelerin kimlik bilgileri ve aidat bilgileri kayıt defterine yazılır. Dernek, tüzüğünde üye çıkarma sebeplerinden bahsedebilir ve bu sebeplere uyan kişileri haklı sebeple üyelikten çıkarabilir.
Dernekler, bünyesine giren üyeler ve çıkan üyelerin ad, soyad, doğum tarihi ve kimlik numarasını kabul edilme veya sona erme tarihinden sonraki 45 gün içerisinde dernek merkezinin bulunduğu dernekler birimine bildirmekle yükümlüdür.
